Numérisation de dossiers : Merak scanne vos documents papier, puis les met à votre disposition sous forme électronique pour vos archives numériques
Le service de scannage de Merak se charge pour vous de la numérisation minutieuse de vos documents. Toutes les pages sont scannées, inventoriées et indexées individuellement.
Une archive numérique vous fait gagner de la place, vos données sont protégées et vous profitez de nombreux avantages, comme par exemple de la possibilité de retrouver facilement des documents et des dossiers.
Nous nous chargeons également de la logistique. Un coursier de Merak vient chercher vos documents papier chez vous pour le service de scannage – ils sont ensuite préparés pour la numérisation, scannés et indexés.
Que signifie « numériser des documents » ?
La numérisation est la transformation de documents papier en fichiers numériques.
Le service de scannage de Merak numérise vos livres, documents papier et dossiers avec des scanners professionnels.
Le résultat : des documents numériques parfaitement bien lisibles sur votre écran.
Ainsi, vous pouvez partager vos documents commerciaux en toute simplicité en ligne.
Vos documents papier numérisés rapidement, facilement et en toute sécurité
Numérisation confidentielle de documents
Merak respecte des règles de confidentialité strictes tout au long du processus de numérisation des documents. Les documents à scanner sont récupérés chez vous par notre coursier dans des boîtes d’archivage de Merak. Chaque boîte est munie d’un code à barres anonymisé – pour une traçabilité sans faille.
Archives numérisées sur le support de votre choix
Vos documents numérisés sont indexés selon vos indications et archivés sur le support de votre choix (clé USB, disque dur, protocole SFTP ou FTP) – ou mis à disposition sur le serveur sécurisé de Merak Schweiz AG.
Logiciel d’archivage professionnel
Vos données sont conservées sur notre serveur web de haute sécurité. « Merak Archiv Online » (MAO) vous permet de consulter vos archives numériques à tout moment via une connexion Internet sécurisée. Grâce à la table des matières et aux fonctions de recherche intelligentes, les documents numériques souhaités sont faciles à trouver et peuvent être directement affichés sur votre écran. L’installation d’un logiciel spécifique n’est pas nécessaire.
Que faire des documents papier originaux ?
Trois options vous sont proposées pour vos documents originaux :
- Vous confiez vos documents papier originaux à Merak pour l’archivage. Nous les archivons de manière professionnelle, anonyme et dans les conditions les plus strictes dans les boîtes d’archivage de Merak.
- Vous conservez les archives papier originales dans votre entreprise.
- Vous faites détruire vos documents numérisés dont le délai de conservation est écoulé.
Conservation chez Merak dans des conditions de stockage appropriées :
Sur votre demande, Merak archive vos documents et dossiers au format papier et numérique – dans des conditions de stockage optimales. Les documents papier originaux sont conservés dans les boîtes d’archivage robustes de Merak dans des entrepôts bien protégés.
