Wie lange müssen Akten und Dokumente in der Schweiz aufbewahrt werden?
Was Unternehmen zu den Aufbewahrungsfristen wissen müssen
Die Frage, wie lange Akten in der Schweiz aufbewahrt werden müssen, stellt sich jedem Unternehmen früher oder später. Die Antwort ist jedoch nicht einheitlich, denn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Dokumenttyp und Branche erheblich.
Für Rechnungen eines Handelsbetriebs gelten andere Fristen als für medizinische Unterlagen oder Mandatsakten von Anwälten, aber alle Unternehmen sind verpflichtet, die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: eine unternehmerische Pflicht
In der Schweiz regeln unter anderem das Obligationenrecht (OR), das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) sowie branchenspezifische Vorschriften die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.
Betroffen sind insbesondere:
- Geschäftsbücher und Buchungsbelege
- Jahresrechnungen und Revisionsberichte
- Steuerunterlagen
- Verträge, Korrespondenzen und weitere geschäftsrelevante Dokumente
Die Nichteinhaltung dieser Fristen kann bei Kontrollen, Revisionen oder Steuerprüfungen zu erheblichen Problemen und im schlimmsten Fall zu Sanktionen führen.
Warum eine korrekte Archivierung entscheidend ist
Neben der gesetzlichen Konformität dient eine sachgemässe Archivierung dem Schutz Ihres Unternehmens. Sie verhindert den Verlust wichtiger Informationen und stellt sicher, dass relevante Unterlagen jederzeit verfügbar sind – etwa bei Audits, Rechtsfragen oder internen Abklärungen.
Eine professionelle Archivlösung sorgt für klare Strukturen, reduzierte Suchzeiten und langfristige Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Entscheidungen.
Übersicht der Aufbewahrungsfristen zum Download
Zur Orientierung und als praktische Entscheidungshilfe für den Unternehmensalltag, stellen wir auf unserer Website eine Übersicht der wichtigsten Aufbewahrungsfristen in der Schweiz zur Verfügung.
Hier geht’s zum Download: merak.ch/rechtliches-aufbewahrungsfristen.
Automatische Vernichtung: effizient und regelkonform
Dokumente dürfen weder zu früh vernichtet werden, noch sollte man sie länger als nötig aufbewahren.
Moderne Archivierungslösungen ermöglichen es, Dokumenten bereits bei der Archivierung ein automatisches Vernichtungsdatum zuzuweisen.
So stellen Sie sicher, dass gesetzliche Fristen eingehalten und unnötige Lagerkosten vermieden werden.
Beratung durch Archivierungsspezialisten
Die korrekte Einordnung von Dokumenttypen und Fristen ist komplex. Bei Merak Schweiz erhalten sie Unterstützung zu gesetzeskonformer, sicherer und effizienter Archivierung Ihrer Akten. Unsere Archivierungsspezialisten stehen Ihnen für ergänzende Fragen oder eine individuelle Beratung gerne zur Verfügung.
