Les débuts de l’archivage systématique en Suisse

Des archives en désordre – et la naissance d’un registre

La première initiative suisse connue en matière de tenue systématique de registres et d’inventaire remonte à 1746. A l’époque, les autorités visitèrent les archives de la commune d’Ecublens dans le canton de Vaud – et furent horrifiées. Les documents étaient présentés de manière désordonnée et chaotique, de sorte qu’il était presque impossible de trouver un document recherché dans un délai acceptable.

Pour résoudre ce problème, le notaire César Mennet a été chargé de classer les archives. Sa tâche consistait à trier les documents, à les classer et à les inscrire dans un registre. Ce faisant, il ne s’est pas contenté de créer une structure, mais a également développé une table des matières alphabétique et une classification des types de documents.

Du premier registre à l’archivage moderne

Le registre tenu par Mennet a été conservé jusqu’en 1806 et est aujourd’hui considéré comme un témoignage historique de l’évolution des archives. En effet, ses méthodes – indexation, classification et documentation – sont toujours essentielles au 21e siècle pour un archivage professionnel.

Qu’il s’agisse de documents historiques en parchemin, de lettres manuscrites, de dossiers de clients dans des classeurs fédéraux ou de fichiers numériques, le défi principal reste le même :

Les documents doivent non seulement être conservés en toute sécurité, mais ils doivent également rester trouvables et accessibles.

L’importance de l’ordre et de la structure

Par son travail, Cesar Mennet a posé la première pierre d’un archivage méthodique et a montré que la tenue systématique de registres avait une valeur durable. Aujourd’hui, les prestataires de services d’archivage modernes misent sur les technologies numériques pour développer ces principes et garantir un accès à long terme aux documents de toute nature.

L’histoire de l’archivage ne commence pas avec la numérisation – il s’agit d’une longue tradition qui s’adapte sans cesse aux nouveaux défis. Tout comme Mennet a veillé à l’ordre au 18e siècle, les professionnels de l’archivage sont aujourd’hui confrontés à la tâche de préserver et de rendre accessibles en toute sécurité les documents historiques et modernes.

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