Combien de temps les dossiers et documents doivent-ils être conservés en Suisse ?
Ce que les entreprises doivent savoir sur les délais de conservation
La question de la durée de conservation des dossiers et documents en Suisse se pose tôt ou tard à toute entreprise. La réponse n’est toutefois pas uniforme, car les délais légaux de conservation varient fortement selon le type de document et le secteur d’activité.
Ainsi, les factures d’une entreprise commerciale sont soumises à d’autres délais que les dossiers médicaux ou les dossiers de mandat d’avocats. Néanmoins, toutes les entreprises sont tenues de respecter les dispositions légales qui leur sont applicables.
Délais légaux de conservation : une obligation pour les entreprises
En Suisse, la conservation des documents commerciaux est notamment régie par le Code des obligations (CO), la loi sur la TVA (LTVA) ainsi que par des prescriptions spécifiques à certains secteurs.
Sont notamment concernés :
- les livres comptables et pièces justificatives
- les comptes annuels et rapports de révision
- les documents fiscaux
- les contrats, la correspondance et autres documents pertinents pour l’activité de l’entreprise
Le non-respect de ces délais peut entraîner des difficultés importantes lors de contrôles, de révisions ou de vérifications fiscales, voire des sanctions dans les cas les plus graves.
Pourquoi une archivage correct est essentiel
Au-delà du respect des exigences légales, un archivage conforme protège votre entreprise. Il permet d’éviter la perte d’informations importantes et garantit que les documents pertinents sont disponibles à tout moment, notamment lors d’audits, de procédures juridiques ou de clarifications internes.
Une solution d’archivage professionnelle assure des structures claires, réduit les temps de recherche et garantit la traçabilité à long terme des décisions commerciales.
Aperçu des délais de conservation à télécharger
Afin de vous offrir une orientation claire et une aide pratique pour le quotidien de votre entreprise, nous mettons à disposition sur notre site Internet un aperçu des principaux délais de conservation applicables en Suisse. Télécharger l’aperçu: merak.ch/fr/mentions-legales-delais-de-conservation
Destruction automatique : efficace et conforme aux règles
Les documents ne doivent être ni détruits trop tôt, ni conservés plus longtemps que nécessaire.
Les solutions d’archivage modernes permettent d’attribuer, dès l’archivage, une date de destruction automatique aux documents.
Vous vous assurez ainsi du respect des délais légaux tout en évitant des coûts de stockage inutiles.
Conseil par des spécialistes de l’archivage
La classification correcte des types de documents et des délais de conservation est complexe. Chez Merak Suisse, vous bénéficiez d’un accompagnement professionnel pour un archivage conforme à la loi, sécurisé et efficace de vos dossiers. Nos spécialistes de l’archivage se tiennent volontiers à votre disposition pour toute question complémentaire ou pour un conseil personnalisé.
