In Ihrem DMS verfügt jedes Dokument über einen Strichcode, der die korrekte elektronische Inventarisierung nach Dokumententyp bestimmt. Merak scannt z. B. signierte Dokumente und übergibt Ihnen eine CD mit Ihrem Strichcode als Index.Ihre Rohdaten werden dann von Ihnen oder einem Mitarbeiter von Merak in Ihrem System eingegeben und an der richtigen Stelle in Ihre Datenbank eingefügt.

Dieser Service kann nach einem festen Übertragungsschema erfolgen: einer unserer Kuriere kommt hierzu täglich zu Ihnen. Sie übergeben ihm die Dokumente, die gescannt werden sollen, und bereits am nächsten Tag finden Sie sie auf Ihrem Computer in Ihrer sicheren Datenbank.

Zusammen mit Ihnen entwickelt Merak Ihr Projekt von A bis Z. Auf der Grundlage einer eingehenden Analyse der gewünschten Indexierung und der betreffenden Dokumententypen wird eine persönliche Demo-CD/Webseite erstellt. Diese Demo wird später gemäss Ihren Anforderungen entwickelt. Nach der Genehmigung sind unsere operativen Projektmanager bereit, alle Ihre Fragen zu beantworten. Zusammen mit Ihnen wird ein Projektplan erstellt.

Mit einem Berater von Merak bestimmen Sie das erforderliche Indexierungsniveau und die Art der Archivierung der elektronischen Kopien und Originale. Unsere Software indexiert alle Dokumente nach Ihren Vorgaben: feste Felder (Datum oder Kunde), Strichcodes oder vollständiger Text (OCR). Wenn Sie in einer Datenbank (Excel, Access) über Metadaten verfügen, können sie diesen in der Merak-Software mit einem eindeutigen Schlüssel verknüpfen – dies erspart Ihnen eine Menge Handarbeit. Der Vorteil? Alle Ihre vorhandenen Bestandsdaten verschwinden nicht, sondern werden auf einem Datenträger Ihrer Wahl zur Verfügung gestellt.

Wir bemessen die Qualität eines elektronischen Archivs anhand der einfachen Handhabung, die es bietet. Mit der Merak-Software können Sie sofort das gewünschte Dokument auffinden, das dann ausgedruckt und per e-Mail verschickt werden kann. Merak Archive Online ist die perfekte und effiziente Online-Lösung. Sie ermöglicht Ihnen, Dokumente zwischen Abteilungen oder mit den Lieferanten zu teilen. Elektronische Archive werden auf den sicheren Servern von Merak abgelegt und können online eingesehen werden. Dies alles ist für Sie ohne zusätzliche Investitionen für die Anschaffung von Servern, Backup-Verfahren oder Software-Installation möglich! Beachten Sie ausserdem, dass allein Merak eine sichere Option anbietet. Eine unsichere Option zu einem niedrigeren Preis ist unklug, da sie im Gegensatz zu anderslautenden Behauptungen, keinen Schutz gewährleisten kann.

Wenn das Hosting gescannter Dokumenten für Sie nicht interessant ist, werden Ihnen diese auf CD oder DVD übergeben und auf Wunsch wird ein Backup in unseren Safe gespeichert.

Die Dokumente können auch auf einem FTP-Server zur Verfügung gestellt werden. Eine weitere Möglichkeit ist das Hosting Ihrer digitalisierten Kopien auf unserem ultra-sicheren Server.

Bei Merak bezahlen Sie nur die variablen Kosten für den elektronischen Speicherplatz, den Sie tatsächlich in Anspruch nehmen, sowie die Anzahl der durchgeführten Digitalisierungen. Im Standard-Abonnement von Merak Archive Online ist stets eine bestimmte Anzahl an Nutzern eingeschlossen. Sie können von einem Pauschalpreis profitieren, ohne Aufpreis für die verwendete Bandbreite oder die Anzahl der Downloads. Selbstverständlich können Sie sich jederzeit zu einer der folgenden Formeln wechseln: Indexierung, Beratung oder die Lagerung.

Merak ist sich des industriellen Wertes Ihrer Dokumente bewusst und hat daher in die notwendige Infrastruktur investiert, die den gesamten Digitalisierungsprozess unterstützt. Merak garantiert ferner für eine Qualitätskontrolle und den vertraulichen Umgang mit Ihren Dokumenten. Alle von Merak angebotenen Dienstleistungen sind nach ISO 9001 zertifiziert. Die Webserver von Merak weisen eine unterbrechungsfreie Laufzeit von mehr als 99 % auf und verfügen über mehrere gespiegelte Laufwerke. Merak bewahrt Ihre physischen Dokumente in seinen Archivzentren auf – stets unter optimalen Bedingungen.

Merak bietet als Partner alles aus einer Hand und verfügt über die benötigte Kompetenz, um einen durchgängigen elektronischen Nachweisprozess zu gewährleisten – von der Digitalisierung, über die Indexierung und Beratung bis zur Eingliederung in Ihr Dokumenten-Management-System (DMS). Die Papiervorlagen werden sorgfältig in den Archivräumen von Merak aufbewahrt oder vernichtet.

Elektronische Daten werden doppelt auf den Merak-Servern gesichert oder auf CD oder DVD .

Das Scannen und die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten bieten folgende Vorteile:

• Einsparen von Platz, da sich das Volumen erheblich verringern lässt;
• Zeitgewinn dank der ultra-schnellen Suche nach Datum, Nummer oder Kundennamen;
• Steigerung der Rentabilität, da das Scannen nur einmalig erfolgt, wodurch eine physische Lagerung für viele Jahre vermieden werden kann;
• Mehr Sicherheit durch den Einsatz von „Tokens“ (Digipass) auf der Merak-Website;
• Höhere Effizienz, da Merak über ein eigenes Scanzentrum verfügt: Sicherheit und Leistung bei der Aufbereitung und Verarbeitung der Dokumente. Das Ergebnis ist eine Flexibilität, die es uns ermöglicht, Ihre Projekte zu entwickeln und dabei Ihre Erwartungen voll zu erfüllen.

Die Digitalisierung ist bei den folgenden Dokumenten nahezu unverzichtbar:

• unpraktisch (Baupläne);
• umständlich (Akten);
• aktiv oder unterzeichnet (Verträge, Rechnungen, Lieferscheine usw.);
• geteilt (Layout).

Die Industriescanner können alle Dokumentenformate bis A0 (Pläne), aber auch Doppelseiten sowie farbiges oder Transparentzeichenpapier verarbeiten. Die Standardauflösung der gescannten Dokumente beträgt 200 dpi, aber Sie können für Ihre Pläne eine Auflösung von z. B. 400 dpi auswählen.

Es ist ebenfalls möglich, Dokumente zu scannen, die durch ihr Alter oder sogar Wassereinwirkung beschädigt sind. Die hohe Qualität unserer Scanner ermöglicht oft digitale Bilder von bemerkenswerter Qualität.

Alle Merak-Verfahren sind nach ISO 9001 zertifiziert.

Deshalb ist Merak Ihr idealer Partner für die elektronische Archivierung:

• Abholung der zu scannenden Dokumente
• Digitalisierung aller Formate
• Inventarisierung der Boxen und ihrer Inhalte
• Indexierung nach festen Feldern oder Volltexterkennung
• Abfragen mithilfe der Merak Online Software oder von CDs oder DVDs
• Integration in Dokumenten-Management- oder EDV-Systeme
• Speicherung und Sicherung von elektronischen Archiven
• Vernichtung oder Aufbewahrung der Originale

Unsere Archiv-Spezialisten suchen mit Ihnen nach der am besten geeigneten Formel, um Ihre Anforderungen zu erfüllen und Ihnen dabei zu helfen, Kosten und Nutzen zu analysieren!